A área de Clientes é onde mora a sua carteira, a lista de quem paga a conta da agência todo mês. Pode parecer só uma agenda de contatos, mas é a base de quase tudo que o Coconut faz depois: cada contrato, cada receita e cada cobrança nasce de um cliente cadastrado aqui. Quanto mais completo o cadastro, menos retrabalho você tem lá na frente, porque na hora de emitir um recibo, mandar uma cobrança ou ver quanto um cliente já rendeu, a informação já está toda no lugar. Vale a pena tratar este cadastro como o coração organizado do seu financeiro.
Cadastrar cliente Pessoa Física
Quando o seu cliente é uma pessoa (um profissional liberal, um influenciador, um sócio que contrata em nome próprio), o cadastro é de Pessoa Física. O caminho é rápido:
- 1 Clique em Novo Cliente. O botão fica no topo da listagem.
- 2 Selecione o tipo Pessoa Física, para o Coconut saber que vai pedir CPF em vez de CNPJ.
- 3 Informe nome completo, CPF, e-mail e telefone. O e-mail é importante: é por ele que cobranças e recibos chegam ao cliente.
- 4 O endereço é opcional, mas vale preencher: ele aparece automaticamente em recibos e notas, poupando você de digitar tudo de novo depois.
- 5 Salve. Pronto, o cliente já aparece na listagem e está disponível para receber contratos e lançamentos.
Cadastrar cliente Pessoa Jurídica
Já quando você atende uma empresa (o caso mais comum em agência), o cadastro é de Pessoa Jurídica. A diferença é que aqui você guarda os dados da empresa e separa as pessoas com quem você realmente fala no dia a dia:
- 1 Em Novo Cliente, escolha Pessoa Jurídica.
- 2 Informe CNPJ, razão social (o nome oficial registrado) e nome fantasia (o nome pelo qual a empresa é conhecida no mercado).
- 3 Adicione o(s) contato(s) responsável(eis) pela conta: quem aprova, quem paga, quem recebe os relatórios. Ter o contato certo cadastrado evita aquela busca no WhatsApp toda vez que precisa falar com o cliente.
- 4 Salve.
Status do cliente
Todo cliente tem um status, que serve para manter a sua carteira arrumada sem perder histórico. Pense nele como uma forma de separar quem está em operação de quem ficou para trás:
- Ativo: o cliente está em operação. Pode receber novos contratos e lançamentos, e aparece normalmente nas suas listas. É o estado de quem está pagando e sendo atendido.
- Inativo: o cliente foi arquivado. Ele some dos filtros padrão para não poluir a sua visão do dia a dia, mas todo o histórico financeiro dele continua guardado e intacto. Ideal para clientes que pausaram ou encerraram o contrato, mas que você não quer apagar.
Para inativar, abra o cliente, clique no menu de ações e escolha Inativar. Fique tranquilo: a operação é reversível, então se o cliente voltar, é só reativá-lo.
Detalhes do cliente
Clique em qualquer cliente da listagem para abrir a página de detalhes. É ali que tudo sobre aquele cliente se reúne em um só lugar: em vez de cruzar informações entre telas, você vê o panorama completo da relação financeira:
- Dados cadastrais: as informações que você preencheu no cadastro, prontas para conferir ou atualizar.
- Contratos ativos e encerrados: o que está em vigor agora e o que já passou, para você saber de relance o que ainda gera receita.
- Todos os lançamentos: tanto o que já foi recebido quanto o que ainda está a receber daquele cliente.
- Total faturado histórico: quanto esse cliente já rendeu para a agência desde o começo. Um ótimo termômetro de quem realmente sustenta o negócio.
- Histórico de cobranças: se você usa a integração com o Asaas, aparecem aqui as cobranças emitidas e o status de cada uma.
Filtros e busca
Quando a carteira cresce, achar um cliente específico ou recortar um grupo vira uma necessidade diária. Os filtros e a busca existem justamente para você chegar rápido ao que precisa:
- Por tipo (Pessoa Física ou Jurídica), para separar empresas de pessoas.
- Por status (ativo ou inativo), para focar só em quem está em operação ou revisitar os arquivados.
- Por contrato (com ou sem contrato vigente), útil para descobrir clientes que estão sem nada recorrente fechado, possíveis oportunidades de venda.
- Por nome, CPF/CNPJ ou e-mail, no campo de busca, quando você já sabe exatamente quem procura.
Excluir cliente
Excluir é diferente de inativar: aqui o cliente sai de vez. Por isso o Coconut coloca alguns degraus de segurança no caminho, para você não apagar por engano algo que afeta o seu histórico financeiro:
- 1 Inative o cliente primeiro: é uma trava de segurança para garantir que a exclusão seja uma decisão consciente.
- 2 Abra o detalhe e clique em Excluir cliente.
- 3 O sistema avisa sobre contratos e lançamentos vinculados, para você saber o que será afetado antes de seguir.
- 4 Confirme. Os lançamentos antigos permanecem no histórico para não distorcer seus números, mas perdem o vínculo com o nome do cliente.