As Configurações são a sala de máquinas do Coconut: o lugar onde você ajusta como a sua agência aparece nos documentos, como organiza o dinheiro que entra e sai, quem pode acessar o sistema e o que é seu por direito. Você não precisa abrir essa tela todo dia. A maior parte do trabalho aqui acontece uma vez, no começo, e depois só de vez em quando. Mas vale conhecer cada aba, porque é daqui que sai a base que faz os relatórios e o painel mostrarem números que fazem sentido.
Pra abrir: no computador, clique no ícone de engrenagem no topo da tela e escolha Configurações; no celular, toque em Mais e depois em Configurações. Seu Perfil (senha, 2FA, e-mail) fica em outro lugar, no mesmo menu da engrenagem; veja Segurança da Conta.
A tela é dividida em abas, cada uma cuidando de um pedaço do sistema. Vamos por elas na ordem em que aparecem.
Agência
Aqui ficam os dados da sua empresa, e eles não servem só de enfeite. Tudo que você preenche nesta aba é o que aparece nos recibos, nas notas e nos documentos que você envia pros clientes, então preencher direito é o que faz a sua agência parecer profissional na hora de cobrar.
- Logotipo: a marca que estampa seus documentos. Aceita PNG, JPG, WEBP, GIF e outros formatos de imagem, com até 2 MB.
- Nome da Agência: o único campo obrigatório, porque é ele que identifica a sua organização em todo o sistema.
- CNPJ, endereço completo, telefone e e-mail: os dados de contato e fiscais que dão credibilidade aos documentos e facilitam a vida do cliente na hora de te pagar ou emitir uma nota.
- Assinatura para Recibos: nome, cargo e CPF de quem assina os recibos.
- Notificações: com quantos dias de antecedência você quer ser avisado do fim de um contrato.
Só o dono edita esta aba; os outros membros veem os dados, mas não mudam nada. Quando o seu navegador permite, o topo da aba também mostra o card Instalar o Coconut, pra usar o sistema como aplicativo.
Zona de Perigo
No fim da aba Agência, só para o dono, fica a Zona de Perigo, com as ações que não dá pra desfazer com um clique:
- Apagar dados: remove nome, CNPJ, endereço e dados do responsável. Clientes e lançamentos continuam.
- Resetar dados: apaga clientes, fornecedores, lançamentos, contratos, contas bancárias e categorias. A conta e a assinatura continuam ativas.
- Transferir propriedade: passa a titularidade da conta pra outro membro da organização.
- Apagar conta: encerra a conta e todos os dados depois de 30 dias de carência, e dá pra cancelar nesse período. Veja Segurança da Conta.
Categorias
Categorias são as “gavetas” onde você guarda cada receita e cada despesa. Sem elas, todo lançamento vira um monte só e você nunca sabe pra onde o dinheiro foi. Com elas, o Coconut consegue te dizer quanto você gastou com mídia paga, quanto entrou de cada serviço e por aí vai.
Você pode organizar as gavetas em dois níveis, do mais geral pro mais específico:
- Categoria raiz: a gaveta principal, mais ampla, como Marketing, Pessoal ou Software. É o grande agrupamento.
- Subcategoria: uma divisão dentro da gaveta principal. Dentro de Marketing, por exemplo, você pode ter Mídia Paga, Conteúdo e Eventos, pra enxergar com mais detalhe pra onde vai cada parte do orçamento.
Contas Bancárias
Esta aba é o módulo completo de contas bancárias: aqui você cadastra cada conta, acompanha os saldos e faz transferências entre elas. Como o assunto é grande, ele tem um artigo só pra ele: veja Contas Bancárias para o passo a passo completo.
Centros de Custo
Enquanto as categorias dizem com o quê você gastou (mídia, software, salários), os centros de custo dizem por quem ou por onde o gasto passou. Na prática, são uma forma de dividir as despesas por área da agência (Marketing, Operações, Comercial), por projeto ou por unidade. Use quando precisar responder perguntas como “quanto a equipe comercial consome por mês?” ou “esse projeto de cliente saiu no lucro?”.
Asaas
Aqui vive a integração com o Asaas: conectar a conta, definir a categoria padrão das cobranças e sincronizar cobranças vindas do painel do Asaas. A aba aparece quando a integração está liberada pra sua conta, e ela é dos planos pagos: no teste gratuito, a aba mostra Disponível em planos pagos. Se você não cobra pela integração, pode ignorar esta aba.
Privacidade
Aqui você decide o que acontece com os seus dados pessoais. É onde ficam as preferências de comunicação, o histórico de aceites e a exportação completa: um ZIP com o JSON dos seus dados e planilhas Excel de clientes, fornecedores, categorias, contratos e lançamentos. O link chega por e-mail e vale por 7 dias.
A exclusão da conta não fica aqui: o card Apagar minha conta só aponta pra Zona de Perigo da aba Agência. Se você já pediu a exclusão, é aqui que aparece o card Exclusão programada, com o botão Cancelar exclusão.
Membros e permissões
Uma agência raramente é de uma pessoa só. Em Meu Plano, no card Membros da Equipe, você convida sócios, colaboradores e até o contador pra acessar o Coconut e, mais importante, decide o que cada um pode fazer. Dar o nível certo de acesso evita tanto bagunça quanto sustos: ninguém mexe no que não deve, e cada pessoa vê só o que precisa.
São três níveis de permissão:
- Dono: quem criou a organização. Acesso total, incluindo as configurações e a assinatura do Coconut (o billing). É o único papel que gerencia a equipe e o plano.
- Membro: o perfil do dia a dia. Cria, edita e quita lançamentos, emite cobranças e notas pros clientes. Só não mexe na assinatura do Coconut (o billing) nem nas configurações mais sensíveis.
- Visualizador: acesso só de leitura, sem poder mudar nada. É o perfil ideal pra sócios que só querem acompanhar os números e pra contadores que precisam consultar, mas não editar.