As Configurações são a sala de máquinas do Coconut: o lugar onde você ajusta como a sua agência aparece nos documentos, como organiza o dinheiro que entra e sai, quem pode acessar o sistema e o que é seu por direito. Você não precisa abrir essa tela todo dia. A maior parte do trabalho aqui acontece uma vez, no começo, e depois só de vez em quando. Mas vale conhecer cada aba, porque é daqui que sai a base que faz os relatórios e o painel mostrarem números que fazem sentido.
A tela é dividida em abas, cada uma cuidando de um pedaço do sistema. Vamos por elas na ordem em que aparecem.
Agência
Aqui ficam os dados da sua empresa, e eles não servem só de enfeite. Tudo que você preenche nesta aba é o que aparece nos recibos, nas notas e nos documentos que você envia pros clientes, então preencher direito é o que faz a sua agência parecer profissional na hora de cobrar.
- Logotipo: a marca que estampa seus documentos. Aceita arquivos PNG, JPG ou WebP (formatos comuns de imagem) com até 2MB de tamanho.
- Nome da agência: o único campo obrigatório, porque é ele que identifica a sua organização em todo o sistema.
- CNPJ, endereço completo, telefone e e-mail: os dados de contato e fiscais que dão credibilidade aos documentos e facilitam a vida do cliente na hora de te pagar ou emitir uma nota.
Categorias
Categorias são as “gavetas” onde você guarda cada receita e cada despesa. Sem elas, todo lançamento vira um monte só e você nunca sabe pra onde o dinheiro foi. Com elas, o Coconut consegue te dizer quanto você gastou com mídia paga, quanto entrou de cada serviço e por aí vai.
Você pode organizar as gavetas em dois níveis, do mais geral pro mais específico:
- Categoria raiz: a gaveta principal, mais ampla, como Marketing, Pessoal ou Software. É o grande agrupamento.
- Subcategoria: uma divisão dentro da gaveta principal. Dentro de Marketing, por exemplo, você pode ter Mídia Paga, Conteúdo e Eventos, pra enxergar com mais detalhe pra onde vai cada parte do orçamento.
Contas Bancárias
Esta aba é só um atalho para o módulo dedicado de contas bancárias, onde você cadastra cada conta e acompanha os saldos. Como o assunto é grande, ele tem um artigo só pra ele: veja Central de Ajuda Contas Bancárias para o passo a passo completo.
Centros de Custo
Enquanto as categorias dizem com o quê você gastou (mídia, software, salários), os centros de custo dizem por quem ou por onde o gasto passou. Na prática, são uma forma de dividir as despesas por área da agência (Marketing, Operações, Comercial), por projeto ou por unidade. Use quando precisar responder perguntas como “quanto a equipe comercial consome por mês?” ou “esse projeto de cliente saiu no lucro?”.
Importar / Exportar
Esta aba ainda está marcada como Beta, ou seja, é uma função nova que segue em ajustes. É por aqui que você traz dados em lote pra dentro do Coconut: clientes, fornecedores e lançamentos de uma vez só, a partir de planilhas, em vez de cadastrar um por um na mão. Também é daqui que você exporta backups, cópias de segurança de tudo que está na sua organização.
Privacidade
Aqui você decide o que acontece com os seus dados pessoais. É onde ficam as opções de visibilidade, a exclusão da conta e o download de tudo que é seu: direitos garantidos pela LGPD, a lei brasileira que protege os dados das pessoas e te dá controle sobre as suas informações.
Membros e permissões
Uma agência raramente é de uma pessoa só. Em Equipe (dentro do menu do usuário) você convida sócios, colaboradores e até o contador pra acessar o Coconut e, mais importante, decide o que cada um pode fazer. Dar o nível certo de acesso evita tanto bagunça quanto sustos: ninguém mexe no que não deve, e cada pessoa vê só o que precisa.
São três níveis de permissão:
- Administrador: acesso total, incluindo as configurações e a parte de cobrança e assinatura (o billing). É o dono ou quem você confia pra cuidar de tudo.
- Membro: o perfil do dia a dia. Pode criar, editar e liquidar lançamentos (ou seja, marcar contas como pagas ou recebidas), mas não enxerga a cobrança nem as configurações mais sensíveis.
- Visualizador: acesso só de leitura, sem poder mudar nada. É o perfil ideal pra sócios que só querem acompanhar os números e pra contadores que precisam consultar, mas não editar.