Lançamentos

Os lançamentos são o coração financeiro do Coconut: cada vez que entra ou sai dinheiro da sua agência, isso vira um lançamento aqui. É o equivalente digital daquele caderninho onde você anotava o que recebeu e o que pagou, só que organizado, somado e cruzado automaticamente. Quanto mais fiel você for ao registrar tudo nesta tela, mais confiáveis ficam o Dashboard, o fluxo de caixa e os relatórios, porque todos eles bebem da mesma fonte: o que você lançou aqui.

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Estrutura da tela

Ao abrir Menu lateral Lançamentos , você encontra três abas que separam o que você espera receber, o que precisa pagar e a visão geral do caixa:

• Contas a Receber: tudo que os clientes devem ou já pagaram pra você. Aqui ficam tanto as receitas avulsas (um job pontual, uma venda extra) quanto as que os contratos geram sozinhos todo mês.
• Contas a Pagar: o lado oposto, tudo que a sua agência precisa quitar, como ferramentas, freelas, salários e impostos. É onde você não deixa nenhuma conta passar do prazo.
• Fluxo de Caixa: junta as duas abas anteriores em ordem de data e mostra o saldo correndo, ou seja, com quanto você fica depois de cada entrada e saída. É a foto do dinheiro real ao longo do tempo.

No topo da tela ficam alguns cartões de resumo (Faturamento Previsto, Valor Recebido, Valor a Receber, Receitas Vencidas e Total de Lançamentos) que se referem sempre ao mês escolhido no seletor no canto superior direito. Troque o mês e esses números se ajustam na hora, então você pode usar essa tela tanto pra olhar o presente quanto pra revisar meses fechados.

Criar uma receita

Sempre que combinar um valor com um cliente (seja uma mensalidade, um job avulso ou uma venda extra) registre como receita. Não importa se o dinheiro já caiu ou se ainda vai cair: o importante é deixar registrado, porque é assim que o sistema sabe o que você tem a receber e quando.

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   Na aba Contas a Receber, clique em Nova Receita.
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   Selecione o cliente que vai pagar. Se ele ainda não estiver cadastrado, dá pra criar um novo na hora, sem sair da tela.
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   Preencha a descrição (pra você reconhecer o lançamento depois), o valor e a categoria, que é o “rótulo” que agrupa essa receita por tipo (falamos mais dela adiante).
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   Escolha a data de vencimento (o dia em que esse dinheiro deveria entrar) e a conta bancária em que você espera receber.
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   Se o cliente já pagou, marque a opção Pago e informe a data em que o dinheiro entrou. Se ainda não pagou, deixe em aberto: o lançamento fica como pendente até você confirmar.
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   Clique em Salvar e pronto: a receita já aparece na lista e entra nas contas do mês.

Criar uma despesa

Registrar despesa funciona igualzinho a registrar receita, só que do outro lado da moeda: aqui entra tudo que sai do seu bolso pra manter a agência rodando. O passo a passo acontece na aba Contas a Pagar:

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   Clique em Nova Despesa.
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   Vincule a um fornecedor se quiser. Não é obrigatório, mas é recomendado: com o tempo você consegue ver quanto gastou com cada fornecedor e negociar melhor.
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   Preencha o valor, a categoria (que organiza o gasto por tipo, como software ou aluguel) e o vencimento, que é a data limite pra pagar.
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   Indique a conta bancária de onde o dinheiro vai sair, pra que o saldo dela fique correto.
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   Se a conta já foi paga, marque como pago. Caso contrário, ela fica como pendente e te lembra de quitar antes do vencimento.

Liquidar lançamentos

“Liquidar” é só uma palavra mais formal pra “marcar como pago”. Quando o cliente te paga ou quando você quita uma conta, você liquida aquele lançamento, e é nesse momento que ele deixa de ser uma promessa e vira dinheiro de verdade no seu fluxo de caixa. Você pode fazer isso de duas formas:

• Individual: quando é só um lançamento, clique no menu de três pontos no fim da linha e escolha Liquidar.
• Em lote: quando vários caíram de uma vez (por exemplo, todas as mensalidades que entraram no dia 5): clique no botão Selecionar, marque as linhas e use Liquidar na barra que aparece. Bem mais rápido do que abrir uma por uma.

Ações em lote

Liquidar não é a única coisa que dá pra fazer com vários lançamentos de uma vez. Depois de clicar em Selecionar e marcar as linhas, você economiza tempo aplicando a mesma ação a todas elas:

• Liquidar várias receitas ou despesas que caíram no mesmo dia, sem repetir o processo.
• Alterar a categoria de um monte de lançamentos de uma vez, útil quando você percebe que classificou tudo errado e quer corrigir rápido.
• Mudar a data de vencimento em massa, por exemplo quando um cliente renegocia o prazo de várias parcelas. Ao alterar a data, o sistema pergunta se você quer propagar a mudança: escolhendo propagar, os vencimentos das parcelas seguintes se ajustam automaticamente pelo mesmo deslocamento de dias, sem precisar abrir cada uma.
• Excluir os lançamentos selecionados de uma só vez, no caso de uma importação duplicada ou registros de teste.

Filtros e ordenação

Conforme a agência cresce, a lista de lançamentos fica grande, e achar aquele pagamento específico no meio de centenas de linhas vira um problema. Os botões no topo da tabela existem justamente pra isso: recortar a visão até sobrar só o que você quer ver.

• Filtros: restringe a lista por categoria, cliente, conta, status (pago, pendente ou atrasado), tipo de pagamento e centro de custo. Por exemplo, filtrar só os atrasados de um cliente pra cobrar.
• Colunas: deixa você escolher quais informações aparecem na tabela, escondendo o que não interessa naquele momento pra deixar a tela mais limpa.
• Ordenar: reorganiza as linhas por data, valor, cliente ou status, útil pra, digamos, achar rapidinho a maior despesa do mês.

Importar via planilha Excel

Está migrando de outro sistema ou de uma planilha antiga? Não precisa redigitar tudo na mão. O Coconut importa seus lançamentos de uma vez a partir de um arquivo Excel:

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   Clique no menu de ações da página e escolha Importar.
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   Baixe o modelo de planilha. Ele já vem com as colunas certas: preencha com seus dados seguindo o formato, pra evitar erros na hora de subir.
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   Faça o upload do arquivo preenchido (no formato .xlsx).
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   Mapeie as colunas: você diz ao sistema qual coluna da sua planilha corresponde a cada campo do Coconut (valor, data, cliente e assim por diante). Esse passo garante que cada informação vá pro lugar certo.
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   Confira o resumo do que será importado e confirme. Vale dar essa última olhada antes de confirmar, pra não trazer nada errado.

Status do lançamento

Todo lançamento carrega um status, que é a forma do sistema te dizer, num piscar de olhos, em que pé está aquela conta. São três situações possíveis:

• Pendente: o lançamento existe, mas o dinheiro ainda não entrou nem saiu. Está dentro do prazo, esperando o vencimento chegar. É o estado normal de uma conta que você ainda vai receber ou pagar.
• Pago: a conta foi quitada e tem uma data de pagamento registrada. Só os lançamentos pagos entram no fluxo de caixa e no saldo das contas, porque representam dinheiro real que já se moveu.
• Atrasado: o vencimento passou e o lançamento continua sem pagamento. É o status que pede ação: cobrar um cliente que não pagou ou correr pra quitar uma conta antes que ela gere juros.

Edição de lançamentos quitados

Lançamentos com status Pago não podem mais ser editados. Esse bloqueio é intencional: um lançamento quitado representa um fato consumado (o dinheiro já se moveu) e alterar valor, data ou categoria depois distorceria o histórico financeiro e quebraria a consistência com o extrato bancário.

O que você pode fazer com um lançamento pago:

• Cancelar: desfaz o registro completamente caso tenha sido um erro.
• Emitir recibo: gera e imprime o recibo de pagamento.

Se você precisa ajustar um valor ou categoria, cancele e crie um novo lançamento com as informações corretas. Isso preserva a rastreabilidade do que realmente aconteceu.