Quando um lançamento tem uma cobrança em aberto no Asaas e o cliente pagou sem usar o link da cobrança, existem dois caminhos, e escolher o certo evita contar a mesma receita duas vezes:
- O cliente fez um Pix direto para a chave Pix da sua conta Asaas? Use Quitar com este PIX (explicado logo abaixo).
- O dinheiro caiu em outro banco ou foi em espécie? Quite o lançamento normalmente. No Asaas, a cobrança passa a aparecer como Recebida em dinheiro. Antes de você confirmar, o diálogo de quitação mostra um aviso amarelo lembrando disso.
O cliente fez Pix direto na chave
É comum o cliente pagar a mensalidade fazendo um Pix para a chave da sua conta Asaas, em vez de usar o QR Code da cobrança. O Asaas não liga esse Pix à cobrança: ele registra o Pix como um recebimento separado, que já entra no Coconut como receita paga, e deixa a cobrança da mensalidade em aberto. Se você der baixa nela como dinheiro, o mesmo pagamento fica registrado duas vezes.
- 1 Em Lançamentos , clique em Quitar no lançamento da cobrança em aberto e deixe Quitação Total.
- 2 Se houver no Asaas um Pix recebido com o mesmo valor, aparece o bloco Esse pagamento chegou por PIX? com os Pix encontrados (cliente, valor e data).
- 3 Marque o Pix certo. Na dúvida, clique em Ver informações sobre o PIX para ver o cliente no Asaas, a data, a descrição e o botão Abrir comprovante no Asaas.
- 4 Clique em Quitar com este PIX.
O que acontece:
- O lançamento da cobrança fica pago com a data do Pix, e o lançamento solto que o Pix tinha criado fica cancelado. A receita conta uma vez só, e nenhum saldo muda, porque o dinheiro já tinha entrado.
- No Asaas, a cobrança deixa de ficar em aberto e o cliente para de receber avisos dela. Se ela tem nota fiscal (emitida, agendada ou com a nota automática da assinatura ligada), fica como recebida em dinheiro, para a nota continuar valendo. Se não tem, a cobrança é excluída lá.
Quando a baixa vira “recebida em dinheiro”
Nos outros casos (o dinheiro caiu em outro banco, foi em espécie ou chegou por transferência), quitar o lançamento no Coconut também dá baixa na cobrança no Asaas, que passa a aparecer como Recebida em dinheiro.
Por que aparece “em dinheiro”
Para o Asaas, uma cobrança só vira paga de dois jeitos: o cliente paga pela própria cobrança (o PIX, o boleto ou o cartão que o Asaas gerou), ou alguém confirma que o valor foi recebido por fora. Essa confirmação o Asaas chama de recebida em dinheiro, seja qual for o meio que o cliente usou. Não existe outra opção lá.
Então “em dinheiro” quer dizer só isto: o pagamento não passou pelo Asaas.
Por que o Coconut dá baixa lá também
Se a baixa ficasse só no Coconut, a cobrança continuaria em aberto no Asaas. O cliente seguiria recebendo lembretes e, depois do vencimento, avisos de atraso de algo que já pagou. E o link de pagamento continuaria funcionando, com risco de ele pagar duas vezes.
O que muda em cada lado
Escolha a conta que recebeu
Como o dinheiro não entrou pelo Asaas, ele entrou em algum outro lugar. No campo Conta que recebeu, escolha onde:
- Recebeu em espécie? Escolha a conta de dinheiro em espécie. No seletor, ela aparece com a indicação (dinheiro em espécie).
- Recebeu por PIX ou transferência? Escolha a conta do banco onde o valor caiu.
É o saldo dessa conta que muda. Veja mais em Contas Bancárias.
O cliente pagou pela cobrança? Não precisa quitar
Quando o cliente paga pelo PIX, pelo boleto ou pelo cartão da própria cobrança, o Asaas avisa o Coconut e o lançamento é quitado sozinho. Quitar à mão é só para quando o pagamento veio por fora.
Quitação parcial
O Asaas não aceita baixa parcial. Se você registrar só uma parte do valor, a baixa fica apenas no Coconut: a cobrança continua em aberto no Asaas pelo valor cheio, e o cliente segue recebendo os avisos dela.
Quando o restante chegar e você usar Quitar saldo restante, o Coconut dá a baixa completa no Asaas: a cobrança passa a Recebida em dinheiro pelo valor cheio.
Quitou por engano?
Em Lançamentos , abra o menu de ações do lançamento e escolha Reabrir Fatura. O Coconut desfaz a marcação no Asaas e a cobrança volta a ser cobrada do cliente.