O Coconut separa as duas tarefas para deixar cada fluxo mais simples:
- Importação: acontece na conversa com o Coconut AI. Você envia a planilha, o PDF ou a foto, explica o que quer trazer e revisa uma prévia antes de confirmar.
- Exportação: fica em Configurações Privacidade . Um único pedido reúne o JSON completo e cinco planilhas Excel em um arquivo ZIP.
Importar dados com o Coconut AI
A importação em massa aceita clientes, fornecedores, categorias, contratos e lançamentos. Você não precisa adaptar a base a um modelo rígido: o Coconut AI lê os cabeçalhos, identifica as colunas e propõe o mapeamento.
Formatos aceitos: .xlsx e .csv para bases completas. Para poucos registros, o Coconut AI também lê PDF (um boleto ou uma fatura, por exemplo), arquivo .txt, foto ou print de um documento, áudio, vídeo e texto colado direto na conversa.
Limites: até 10 MB para XLSX e PDF, 5 MB para CSV, 8 MB para imagem, 20 MB para áudio e vídeo, e 5.000 linhas por importação.
Como importar
- 1 Abra o Coconut AI: no computador, pelo botão Coconut AI no cabeçalho; no celular, pelo botão do meio da barra inferior. Na tela Início também dá pra usar o atalho Importar planilha.
- 2 Anexe o arquivo e escreva um pedido claro, como “importe estes fornecedores”.
- 3 Confira a prévia. Ela mostra linhas válidas, possíveis duplicidades, erros que precisam ser corrigidos e os cadastros que serão criados junto.
- 4 Decida se quer trazer também as linhas marcadas como duplicadas e confirme a importação.
- 5 Se perceber algum problema, use Desfazer importação no card de resultado. Dá pra desfazer em até 24 horas depois da importação.
Vínculos por nome
Contratos e lançamentos podem usar o nome das informações relacionadas. Por exemplo:
- um contrato pode informar o nome do cliente;
- uma receita pode informar cliente, categoria e conta bancária;
- uma despesa pode informar fornecedor, categoria e conta bancária.
O Coconut procura esses cadastros na sua organização. Quando o cliente, o fornecedor ou a categoria ainda não existe, ele cria o cadastro junto com a importação e avisa na prévia, em uma linha começando por “Vai criar”. Se você desfizer a importação, esses cadastros novos também são removidos.
A conta bancária é a exceção: ela precisa existir antes. Se o nome informado não corresponder a nenhuma conta cadastrada, a linha aparece como inválida na prévia.
O que revisar na prévia
- nomes de clientes, fornecedores e categorias;
- datas, especialmente em contratos e lançamentos;
- valores monetários;
- tipo do lançamento, receita ou despesa;
- forma e situação do pagamento;
- linhas marcadas como duplicadas ou inválidas.
Exportar todos os dados
Em Configurações Privacidade , clique em Solicitar exportação. O Coconut prepara um arquivo ZIP e envia o link de download para o e-mail da sua conta.
O ZIP contém:
dados-completos.json, com os dados pessoais e operacionais em formato estruturado;clientes.xlsx;fornecedores.xlsx;categorias.xlsx;contratos.xlsx;lancamentos.xlsx.
O link vale por 7 dias e cada pessoa pode solicitar uma exportação a cada 24 horas.
Outras exportações pelo sistema
Algumas telas também geram arquivos específicos:
- Relatórios, aba DRE: o botão Exportar CSV do card Demonstrativo por vencimento baixa a tabela do ano.
- Meu Plano, Histórico de pagamentos: o botão Exportar baixa os pagamentos em CSV.
- Relatórios: o botão Exportar relatório gera PDF, CSV ou Excel do período que você escolher, ou manda por e-mail. Veja Relatórios Financeiros.
Boas práticas
- confira se CPF, CNPJ, e-mail e telefone estão completos antes de importar;
- use datas no formato
DD/MM/AAAA; - informe valores monetários sem o símbolo de moeda;
- mantenha nomes consistentes para o Coconut localizar clientes, fornecedores, categorias e contas;
- solicite uma exportação antes de uma migração grande, para guardar uma cópia do estado atual.