Contrato, no Coconut, é a forma de você dizer ao sistema quanto um cliente vai pagar e por quanto tempo, e deixar que ele cuide do resto. Em vez de lançar a mensalidade na mão todo mês (e correr o risco de esquecer), você registra o acordo uma vez e o sistema gera todas as receitas automaticamente, com data de vencimento e tudo. É isso que faz o seu MRR (a receita previsível que entra todo mês) ganhar vida no painel, e é o que transforma “acho que esse cliente paga uns dois mil” em um número exato que você pode planejar em cima. Pense no contrato como o piloto automático da sua receita recorrente.
Recorrente ou avulso: qual usar
Antes de criar um contrato, vale entender os dois tipos, porque eles se comportam de formas bem diferentes:
- Recorrente: é a receita que se repete todo mês, como uma assinatura ou um fee de social media. Você define o período e o sistema gera N receitas automáticas, uma para cada mês de vigência. É o tipo que alimenta o seu MRR e dá previsibilidade ao caixa.
- Avulso / Projeto: é o trabalho pontual, com começo, meio e fim: a criação de uma identidade visual, uma campanha sazonal, um site. Tem valor único ou parcelado em poucas vezes, então gera uma ou poucas receitas, sem se repetir indefinidamente.
A regra prática: se o cliente paga sempre, é recorrente; se é um trabalho fechado que termina, é avulso.
Criar contrato recorrente
Este é o tipo que você mais vai usar no dia a dia de agência. Ao preencher os campos abaixo, lembre que você está ensinando o sistema a gerar a receita por você, então capriche nos detalhes:
- 1 Em Contratos , clique em Novo Contrato.
- 2 Selecione o cliente que vai pagar por esse contrato.
- 3 Escolha o tipo Recorrente, para o sistema saber que deve repetir a receita mês a mês.
- 4 Informe o valor mensal, a categoria de receita (para os relatórios saberem de onde vem o dinheiro) e a conta bancária padrão (onde o pagamento será recebido).
- 5 Defina o dia de vencimento mensal (por exemplo, todo dia 10). É a data em que cada cobrança vai cair.
- 6 Indique a data de início e a data de término. Esse intervalo é o que determina quantas receitas serão geradas.
- 7 Salve. O sistema cria automaticamente todas as receitas mensais do período, prontas e agendadas. Você não precisa lançar nenhuma à mão.
Estender o prazo
O cliente renovou e vai continuar com você? Em vez de criar tudo de novo, basta esticar o prazo do contrato existente, e o sistema completa o restante:
- 1 Abra o contrato e clique em Editar.
- 2 Altere a data de término para a nova data combinada.
- 3 Salve. As receitas novas, referentes ao período que você acrescentou, são geradas automaticamente, sem precisar refazer nada.
Encerrar ou cancelar um contrato
Quando o cliente cancela ou o projeto termina antes do previsto, o caminho certo é encerrar, e não simplesmente apagar. Encerrar avisa ao sistema até quando o contrato valeu, para ele acertar as receitas de acordo:
- 1 Abra o contrato e clique em Encerrar.
- 2 Confirme a data de encerramento: o ponto a partir do qual o contrato deixa de valer.
- 3 As receitas futuras (geradas para datas após o encerramento) são removidas automaticamente, para não inflar suas previsões com dinheiro que não vai entrar. Já as que você realmente recebeu permanecem no histórico, intactas.
Visualizar as receitas geradas
Depois de criar um contrato, é natural querer conferir se tudo saiu como esperado. Na própria ficha do contrato você encontra a lista de todas as receitas geradas, cada uma com o seu status individual, assim dá para acompanhar o que já foi pago e o que está por vir. Se preferir ver essas receitas no meio da agenda do mês, junto com os outros recebimentos, abra Lançamentos Contas a Receber e filtre pelo cliente.