A tela de Notas Fiscais concentra tudo sobre NFS-e (nota fiscal de serviço eletrônica) no Coconut: você configura os dados fiscais da empresa, emite notas e acompanha o status de cada uma na prefeitura. A emissão passa pela sua conta Asaas, que faz a ponte com a prefeitura do seu município.
Configurar antes de emitir
A primeira visita deve ser na aba Configurações da tela. Ela tem quatro sub-abas. Cada município tem suas exigências, então nem todo campo é obrigatório em todo lugar.
Informações Fiscais
- E-mail fiscal.
- Inscrição municipal: o cadastro da empresa na prefeitura.
- CNAE: o código da atividade econômica.
- Item da lista de serviço: o item da LC 116/2003 da sua atividade (ex.: 17.06).
- Código NBS: usado por alguns municípios e pelo Portal Nacional.
- Regime tributário especial e Regime de apuração (Portal Nacional): só se a prefeitura exigir.
- Série da NF (RPS) e Número inicial do RPS: a numeração das suas notas.
- Optante pelo Simples Nacional.
Serviços
Cadastre pelo menos um serviço municipal e deixe como padrão. O serviço é a descrição oficial do que você vende, com a alíquota de ISS, e é ele que sai na nota. Se a sua conta lista os serviços, clique em Definir padrão no serviço certo. Se não, preencha Código do serviço, Descrição do serviço e Alíquota ISS (%), marque Usar como serviço padrão na emissão e clique em Salvar.
Dados de Acesso
Usuário, Senha e Token de acesso da prefeitura, quando o seu município pede.
Gerais
A Observação padrão que vai nas notas.
Emitir uma nota avulsa
Para uma nota que não está ligada a nenhuma cobrança:
- 1 Na aba Notas, clique em Nova nota fiscal e escolha Nota avulsa (sem cobrança).
- 2 Selecione o Cliente (com CPF ou CNPJ no cadastro).
- 3 Informe o valor, confira o serviço municipal e ajuste a descrição que sai na nota.
- 4 Clique em Emitir nota. O status aparece na lista.
Emitir a partir de cobranças pagas
Em Nova nota fiscal, escolha A partir de cobranças pagas. A janela lista as cobranças do Asaas já pagas e sem nota. Marque as que quer, clique em Continuar, confira os dados (o serviço municipal é obrigatório) e emita todas de uma vez. Ótimo para colocar o fiscal em dia no fim do mês.
Emitir pelo lançamento
Em Lançamentos, abra o menu de uma receita e clique em Emitir nota fiscal. Cliente e valor já vêm preenchidos, e você escolhe quando a nota sai:
- Agora;
- No vencimento da cobrança;
- alguns dias antes da data de vencimento;
- 1º dia do mês seguinte ao mês do vencimento;
- 1º dia do mesmo mês do vencimento.
Clique em Emitir nota (ou Agendar nota). Não precisa esperar o pagamento. Depois de emitida, o menu do lançamento mostra Visualizar nota fiscal no lugar.
Acompanhar o status
Cada nota tem um status que mostra a situação dela na prefeitura:
- Agendada: a emissão está marcada para uma data. Para adiantar, abra a nota e clique em Autorizar agora.
- Sincronizada: enviada à prefeitura, aguardando processamento.
- Autorizada: emitida com sucesso. O PDF fica disponível em Abrir PDF.
- Cancelando / Cancelada: o cancelamento foi pedido / concluído.
- Cancel. negado: a prefeitura recusou o cancelamento (algumas têm prazo limite para cancelar).
- Erro: a prefeitura recusou a emissão. Abra a nota para ver o motivo; quase sempre é um dado fiscal faltando ou errado na configuração.
Nos detalhes da nota também ficam Atualizar status e Cancelar nota. O botão Sincronizar, na aba Notas, traz o que está no Asaas, útil quando você emitiu ou cancelou notas por lá.
Cancelar ou reemitir
Nota autorizada não se edita: o caminho é cancelar e emitir outra com os dados certos. Fique de olho no prazo, porque muitas prefeituras só aceitam cancelamento alguns dias depois da emissão.
Para emitir de novo uma nota que deu erro ou foi cancelada, use Emitir nota fiscal no menu do lançamento (a opção volta a aparecer) ou Reemitir NFS-e em Detalhes da cobrança.
Custos
O Coconut não cobra nada pela emissão. Pode existir a tarifa do próprio Asaas por nota, conforme o plano da sua conta lá. Os custos da integração estão em Integração com o Asaas.