Tem conta que volta sempre: a mensalidade do cliente, o aluguel da sala, a assinatura de uma ferramenta, o pró-labore. Lançar cada uma delas na mão, mês após mês, é onde a planilha começa a falhar, porque um dia você esquece e o caixa para de bater. O lançamento recorrente resolve isso de uma vez: você registra a conta uma única vez, diz com que frequência ela se repete, e o Coconut deixa as próximas ocorrências prontas e agendadas, sem você precisar lembrar de nada. Vale tanto para receitas quanto para despesas, então é a forma mais rápida de deixar o que é previsível andando no piloto automático.
Quando usar a recorrência
Ao criar uma receita ou despesa, a primeira escolha que você faz é a Forma de Pagamento, e ela tem três caminhos. Entender a diferença evita que você gere lançamentos errados:
- À Vista: é o lançamento único, que acontece uma vez e acabou. Um job avulso, uma compra pontual.
- Parcelado: um valor fechado dividido em um número definido de parcelas (por exemplo, um equipamento em 12 vezes). Tem fim certo e você diz quantas parcelas são.
- Recorrente: a conta que se repete sem um total combinado, indefinidamente ou até a data que você escolher. É a opção deste artigo.
A regra prática: se é um valor único dividido em parcelas, use Parcelado; se é uma conta que simplesmente continua se repetindo, use Recorrente.
Criar um lançamento recorrente
O caminho é o mesmo de qualquer lançamento, com um detalhe a mais na forma de pagamento. O exemplo abaixo é para uma despesa, mas o passo a passo é idêntico para uma receita, mudando apenas a aba:
- 1 Em Lançamentos Contas a Pagar , clique em Nova Despesa (ou em Nova Receita, na aba Contas a Receber).
- 2 Preencha os campos normais do lançamento: Quem está envolvido (o cliente ou o fornecedor), Categoria, Descrição, Valor e, se quiser, a Conta Bancária (Opcional).
- 3 Em Forma de Pagamento, escolha Recorrente. Ao marcar essa opção, três campos novos aparecem logo abaixo.
- 4 Em Tipo de Recorrência, escolha de quanto em quanto tempo a conta se repete (as opções estão explicadas na próxima seção).
- 5 Em Repetições, diga quantos lançamentos a série tem ao todo, contando o primeiro (de 2 a 120). Para uma conta que não acaba, deixe em branco.
- 6 Em Data de Término (Opcional), defina até quando a recorrência vai. Também pode ficar em branco (a próxima seção explica o que muda em cada caso).
- 7 Confira a Data de Início: é nela que cai o primeiro lançamento, e a partir dela que a série se repete.
- 8 Clique em Salvar. O Coconut cria os lançamentos com o vencimento certo de cada um.
Escolher a periodicidade
O campo Tipo de Recorrência define o intervalo entre uma ocorrência e a seguinte. São seis opções, da mais frequente à mais espaçada:
- Semanal: repete a cada 7 dias. Boa para pagamentos de freelas semanais ou repasses curtos.
- Quinzenal: repete a cada 15 dias, ou seja, duas vezes por mês.
- Mensal: repete todo mês na mesma data. É a mais comum: mensalidades, aluguel, salários, assinaturas.
- Trimestral: repete a cada 3 meses. Útil para impostos e taxas que caem por trimestre.
- Semestral: repete a cada 6 meses.
- Anual: repete uma vez por ano, na mesma data. Pensada para renovações anuais, como um domínio ou uma licença.
Definir até quando a recorrência vai
Dois campos controlam o tamanho da série, e os dois são opcionais. O que você preenche (ou deixa em branco) muda bastante o resultado:
- Repetições: o total de lançamentos da série, contando o primeiro. Colocar 6 numa despesa mensal gera exatamente seis lançamentos. Use quando você sabe o número, não a data.
- Data de Término: o Coconut gera do primeiro vencimento até essa data, incluindo o último. Use quando você sabe até quando a conta vai, mas não parou para contar quantas vezes ela cai. Se você preencher as repetições, esse campo é ignorado.
- Os dois em branco: a recorrência é sem fim, do jeito de um custo fixo que não tem data para acabar. É esta a opção para aluguel, salário, assinatura de ferramenta.
Como funciona a recorrência sem fim
Deixando os dois campos vazios, você vai ver 13 lançamentos aparecerem: o primeiro mais os doze meses seguintes. Esse é o comportamento certo, e não o tamanho da série.
O Coconut mantém sempre um ano de recorrência à frente na sua tela. Conforme os meses passam, ele acrescenta o mês novo lá na ponta, sozinho, de madrugada. Você nunca precisa recriar a conta nem esticar nada: no mês que vem vai continuar enxergando doze meses de custo fixo no seu fluxo de caixa.
Para você reconhecer essas séries de olho, a coluna Parcelas mostra o símbolo de infinito no lugar do total: 1/∞, 2/∞, e assim por diante. É a diferença entre uma conta que vai acabar (3/6) e uma que continua até você mandar parar.
O que acontece depois de salvar
Ao salvar, os lançamentos da série passam a existir como lançamentos normais, e você acompanha cada um deles do jeito de sempre:
- Eles aparecem na lista de Lançamentos Contas a Receber (ou Contas a Pagar), espalhados pelos meses conforme o vencimento de cada um. Troque o mês no seletor do topo para ver as ocorrências de cada período.
- Cada ocorrência tem seu próprio status (Em aberto, Pago, Vencido e assim por diante) e é liquidada individualmente, na data em que o dinheiro de fato se move. Gerar a série toda de uma vez não significa que tudo já está pago: cada uma continua sendo uma conta a acertar no seu tempo.
- Os lançamentos da mesma série ficam vinculados entre si. É esse vínculo que permite editar ou excluir a série inteira de uma vez, como você vê a seguir.
Editar ou excluir a série
Mudou o valor do aluguel? O cliente renegociou? Você não precisa abrir mês a mês. Ao editar, cancelar ou excluir um lançamento que faz parte de uma recorrência, o Coconut mostra o seletor Escopo da Ação, perguntando até onde a mudança deve chegar:
- Apenas este lançamento: altera (ou exclui) só a ocorrência que você abriu, deixando o resto da série como está. Use quando foi uma exceção pontual, tipo um mês em que o valor veio diferente.
- Este e os próximos pendentes: aplica a mudança da ocorrência atual em diante. É o escopo certo para um reajuste que passa a valer a partir de agora, sem mexer no que já passou.
- Todos os relacionados pendentes: aplica a mudança em toda a série que ainda está em aberto, do começo ao fim.
Encerrar uma recorrência sem fim
Quando o aluguel muda de endereço ou você cancela a ferramenta, não precisa sair apagando lançamento por lançamento. No menu de ações do lançamento existe a opção Encerrar recorrência, que fecha a série de uma vez:
- Os lançamentos futuros que ainda estão em aberto são cancelados. Nada é excluído.
- O que já foi pago e o que já venceu ficam como estão.
- Se algum lançamento futuro já tem cobrança emitida no Asaas, ele continua em aberto. Para derrubar esse, cancele a cobrança pela linha do lançamento.
- A série para de gerar meses novos, e o Coconut deixa de acrescentar a conta lá na frente.
A opção aparece em qualquer lançamento da série e some quando a recorrência já chegou ao fim.
Mudar a forma de pagamento de um lançamento
Às vezes uma conta que era pontual vira recorrente, ou o contrário. Ao editar um lançamento, o bloco Tipo de Pagamento mostra a Forma de Pagamento; trocando a opção ali, o sistema avisa o que vai acontecer antes de confirmar (o passo a passo está em Converter a forma de pagamento):
- De À Vista para Recorrente: ele passa a gerar as ocorrências futuras a partir daquele lançamento, transformando uma conta solta em uma série.
- De Recorrente para À Vista: ele remove as ocorrências futuras que ainda estão pendentes, deixando só o lançamento atual. As que já foram pagas permanecem no histórico, intactas.
Recorrência com cobrança no Asaas
Se a sua agência usa a integração com o Asaas, uma receita recorrente pode virar também uma cobrança recorrente lá, com boleto ou Pix gerado a cada ciclo automaticamente. A periodicidade que você escolheu aqui é a mesma usada na cobrança (mensal vira ciclo mensal, anual vira anual, e assim por diante), então o cliente recebe a cobrança no ritmo certo sem você precisar emitir nada manualmente.
Lançamento recorrente ou Contrato?
Não é um ou outro: cada um faz uma coisa.
- O lançamento recorrente é o dinheiro. É ele que gera as receitas e despesas de cada mês, entra no caixa, soma no MRR e vira cobrança no Asaas.
- O contrato é o registro do acordo com o cliente: serviço, vigência, escopo e o PDF assinado. Ele não gera lançamento nem cobrança.
A regra prática: a mensalidade do cliente é sempre um lançamento recorrente. Se existe um acordo assinado por trás, cadastre também o contrato. Veja Por que o contrato não gera lançamento.