Tem conta que volta sempre: a mensalidade do cliente, o aluguel da sala, a assinatura de uma ferramenta, o pró-labore. Lançar cada uma delas na mão, mês após mês, é onde a planilha começa a falhar, porque um dia você esquece e o caixa para de bater. O lançamento recorrente resolve isso de uma vez: você registra a conta uma única vez, diz com que frequência ela se repete, e o Coconut gera todas as ocorrências futuras de uma só vez, prontas e agendadas. Vale tanto para receitas quanto para despesas, então é a forma mais rápida de deixar o que é previsível andando no piloto automático.
Quando usar a recorrência
Ao criar uma receita ou despesa, a primeira escolha que você faz é a Forma de Pagamento, e ela tem três caminhos. Entender a diferença evita que você gere lançamentos errados:
- À Vista: é o lançamento único, que acontece uma vez e acabou. Um job avulso, uma compra pontual.
- Parcelado: um valor fechado dividido em um número definido de parcelas (por exemplo, um equipamento em 12 vezes). Tem fim certo e você diz quantas parcelas são.
- Recorrente: a conta que se repete sem um total combinado, indefinidamente ou até a data que você escolher. É a opção deste artigo.
A regra prática: se é um valor único dividido em parcelas, use Parcelado; se é uma conta que simplesmente continua se repetindo, use Recorrente.
Criar um lançamento recorrente
O caminho é o mesmo de qualquer lançamento, com um detalhe a mais na forma de pagamento. O exemplo abaixo é para uma despesa, mas o passo a passo é idêntico para uma receita, mudando apenas a aba:
- 1 Em Lançamentos Contas a Pagar , clique em Nova Despesa (ou em Nova Receita, na aba Contas a Receber).
- 2 Preencha os campos normais do lançamento: descrição, valor, categoria, conta bancária e, conforme o caso, o cliente ou o fornecedor.
- 3 Em Forma de Pagamento, escolha Recorrente. Ao marcar essa opção, dois campos novos aparecem logo abaixo.
- 4 Em Tipo de Recorrência, escolha de quanto em quanto tempo a conta se repete (as opções estão explicadas na próxima seção).
- 5 Em Data de Término (Opcional), defina até quando a recorrência vai. Pode deixar em branco se a conta não tem fim previsto (veja o que acontece nesse caso adiante).
- 6 Defina a Data de Início: é nela que cai o primeiro lançamento, e a partir dela que a série se repete.
- 7 Clique em Salvar. O Coconut cria de uma vez todos os lançamentos do período, cada um com seu vencimento certo.
Escolher a periodicidade
O campo Tipo de Recorrência define o intervalo entre uma ocorrência e a seguinte. São seis opções, da mais frequente à mais espaçada:
- Semanal: repete a cada 7 dias. Boa para pagamentos de freelas semanais ou repasses curtos.
- Quinzenal: repete a cada 15 dias, ou seja, duas vezes por mês.
- Mensal: repete todo mês na mesma data. É a mais comum: mensalidades, aluguel, salários, assinaturas.
- Trimestral: repete a cada 3 meses. Útil para impostos e taxas que caem por trimestre.
- Semestral: repete a cada 6 meses.
- Anual: repete uma vez por ano, na mesma data. Pensada para renovações anuais, como um domínio ou uma licença.
Definir até quando a recorrência vai
O campo Data de Término (Opcional) controla quantas ocorrências o sistema gera. O nome já entrega: ele é opcional, e o comportamento muda conforme você preenche ou não.
- Com data de término: o Coconut gera os lançamentos da data de vencimento até a data de término que você informou, incluindo o último. É o jeito certo quando você já sabe que a conta acaba em algum momento (um contrato de seis meses, por exemplo).
- Sem data de término: quando você deixa o campo em branco, o sistema gera 12 meses de lançamentos a partir do início. Não é que a conta vire “infinita”, é que ele cria um horizonte de um ano para não encher seu fluxo de previsões eternas. Quando esse período estiver acabando, basta criar um novo lançamento recorrente para dar sequência.
O que acontece depois de salvar
Ao salvar, a série inteira passa a existir como lançamentos normais, e você acompanha cada um deles do jeito de sempre:
- Eles aparecem na lista de Lançamentos Contas a Receber (ou Contas a Pagar), espalhados pelos meses conforme o vencimento de cada um. Troque o mês no seletor do topo para ver as ocorrências de cada período.
- Cada ocorrência tem seu próprio status (pendente, pago ou atrasado) e é liquidada individualmente, na data em que o dinheiro de fato se move. Gerar a série toda de uma vez não significa que tudo já está pago: cada uma continua sendo uma conta a acertar no seu tempo.
- Os lançamentos da mesma série ficam vinculados entre si. É esse vínculo que permite editar ou excluir a série inteira de uma vez, como você vê a seguir.
Editar ou excluir a série
Mudou o valor do aluguel? O cliente renegociou? Você não precisa abrir mês a mês. Ao editar ou excluir um lançamento que faz parte de uma recorrência, o Coconut mostra o seletor Escopo da Ação, perguntando até onde a mudança deve chegar:
- Apenas este lançamento: altera (ou exclui) só a ocorrência que você abriu, deixando o resto da série como está. Use quando foi uma exceção pontual, tipo um mês em que o valor veio diferente.
- Este e os próximos pendentes: aplica a mudança da ocorrência atual em diante. É o escopo certo para um reajuste que passa a valer a partir de agora, sem mexer no que já passou.
- Todos os relacionados pendentes: aplica a mudança em toda a série que ainda está em aberto, do começo ao fim.
Mudar a forma de pagamento de um lançamento
Às vezes uma conta que era pontual vira recorrente, ou o contrário. Ao editar um lançamento e trocar a Forma de Pagamento, o sistema avisa o que vai acontecer antes de confirmar:
- De À Vista para Recorrente: ele passa a gerar as ocorrências futuras a partir daquele lançamento, transformando uma conta solta em uma série.
- De Recorrente para À Vista: ele remove as ocorrências futuras que ainda estão pendentes, deixando só o lançamento atual. As que já foram pagas permanecem no histórico, intactas.
Recorrência com cobrança no Asaas
Se a sua agência usa a integração com o Asaas, uma receita recorrente pode virar também uma cobrança recorrente lá, com boleto ou Pix gerado a cada ciclo automaticamente. A periodicidade que você escolheu aqui é a mesma usada na cobrança (mensal vira ciclo mensal, anual vira anual, e assim por diante), então o cliente recebe a cobrança no ritmo certo sem você precisar emitir nada manualmente.
Lançamento recorrente ou Contrato?
As duas ferramentas geram receitas que se repetem, e é comum ficar na dúvida sobre qual usar. A diferença está no propósito:
- Use lançamento recorrente para qualquer conta que simplesmente se repete, dos dois lados do caixa: uma despesa fixa (aluguel, software, salário) ou uma receita avulsa que se repete sem um acordo formal por trás. É o caminho mais rápido e direto.
- Use Contrato quando existe um acordo de receita com um cliente que você quer documentar: valor mensal, vigência, escopo, com a possibilidade de anexar o PDF do contrato e acompanhar o MRR. O contrato gera as receitas e ainda guarda os termos.
A regra prática: se é uma despesa ou uma receita simples que se repete, lançamento recorrente resolve. Se é uma receita contratada com um cliente que merece ficar registrada como acordo, prefira um contrato.