Gestão financeira parece assunto de contador, mas no fundo é só responder com clareza a três perguntas: quanto entra, quanto sai e quanto sobra. Uma agência que cresce sem controle desses números costuma se assustar no fim do mês: fatura bem, mas vive no aperto. Este artigo reúne os conceitos básicos que fazem o Coconut funcionar a seu favor, pra que você tome decisões olhando pra dados, e não pro estômago. Não é preciso entender de contabilidade: basta registrar as coisas direito e saber ler o que o sistema te mostra.
Receitas vs despesas
Tudo no Coconut gira em torno de duas palavras simples. Receita é dinheiro que entra (um cliente pagando você) e despesa é dinheiro que sai (você pagando alguém). Toda movimentação que você cadastra em Lançamentos é uma dessas duas, e cada uma carrega algumas informações que ajudam o sistema a organizar e cruzar os dados depois:
- Categoria: é o “rótulo” que agrupa receitas e despesas por natureza, como Mensalidade, Aluguel ou Software. É o que permite, lá na frente, descobrir quanto você gasta com cada tipo de coisa.
- Conta bancária: de qual conta o dinheiro entra ou sai. Pode ficar para a hora de quitar, mas sem ela o saldo de cada conta não fecha com o do banco.
- Status: em que pé está o lançamento: Em aberto (ainda vai acontecer), Pago (já aconteceu), Pago Parcialmente (entrou só uma parte), Vencido (passou do prazo e não foi pago) ou Cancelado.
- Quem está envolvido: todo lançamento é ligado a alguém (cliente, fornecedor, prestador, colaborador ou um cadastro genérico do tipo “Outro” para impostos e compras avulsas). Esse vínculo é obrigatório, e é o que mostra, lá na frente, quanto cada cliente já te rendeu e quanto você gasta com cada fornecedor.
A receber vs recebido
Aqui mora uma das confusões mais comuns, e entender a diferença muda completamente a leitura do seu mês. Faturar não é o mesmo que ter o dinheiro na mão. Você pode ter combinado R$ 20.000,00 em mensalidades e ainda assim estar com a conta vazia, simplesmente porque os clientes ainda não pagaram.
- Recebido: o dinheiro entrou de fato na conta e tem uma data de pagamento registrada. É grana que você já pode usar.
- A receber: está combinado e tem vencimento previsto, mas ainda não caiu. É uma promessa: vale pra planejar, mas não pra gastar antes da hora.
Visualização por categoria
Lembra das categorias que você define em cada lançamento? É aqui que elas mostram seu valor. Em Relatórios DRE , o Coconut soma tudo agrupado por categoria (e a Relatórios Visão Geral destaca as categorias que mais pesam nas despesas), transformando centenas de lançamentos soltos em algumas linhas que contam uma história. É assim que você descobre, por exemplo, que software está consumindo mais do que imaginava, ou que a receita de um tipo de serviço cresceu nos últimos meses. Sem categorizar direito, esses relatórios viram um bolo sem sabor; com as categorias certas, eles apontam exatamente onde mexer.
Exportação
Boa parte das decisões financeiras passa por outras pessoas: o contador, o sócio, às vezes o banco. Por isso, os relatórios podem ser exportados em PDF, CSV ou Excel, baixados ou enviados por e-mail pra quem precisa ver, sem que essa pessoa precise ter acesso ao sistema. O botão Exportar relatório fica no topo da tela de Relatórios.